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Probezeit

Es ist wirklich kaum zu glauben, aber in 10 Tagen bin ich bereits vier Monate im Lande. Knapp drei davon bestanden aus meiner Probezeit und letzte Woche war der Moment, als meine Kollegen (und Vorgesetzten) aus Windhoek plus zwei andere Kollegen aus Luzern hier in Katima anreisten, um meine Präsentation “Sich ein Bild machen” anzuschauen. Angedacht war ursprünglich, dass ich sie vor meinen drei hiesigen Vorgesetzten - dem Direktor und seinen zwei Stellvertretern plus den Interteam Kollegen halten würde, aber dies liess sich terminlich nicht machen. Der Direktor und ein Stellvertreter waren abwesend, letzterer bat vor seiner Abreise, dass ich sie ihm bitte allein präsentieren möge, damit er weiss, um was es geht.

So trat ich also vor knapp zwei Wochen mit meinem (zum Glück mitgebrachten) privaten Projektor in sein Zimmer und suchte vergeblich nach einem Stücke weisse Wand, auf das ich projizieren könnte. Er löste das Dilemma afrikanisch unbekümmert, indem er den Vorhang zur Seite zog und so zwischen dem Porträt des Staatsgründers und des jetzigen Präsidenten ein kleines Stück gelbe (!) Wand freilegte. Egal, ich bin ja nicht mehr im Beratungsgeschäft, wo alles perfekt sein muss. Ich zeigte ihm die ziemlich umfangreiche Präsentation, in der ich meine Eindrücke und Überlegungen sowie auch Ideen für meine künftigen Beiträge zusammengestellt hatte. So etwas hatte er sichtlich nicht erwartet, er war beeindruckt, aber vielleicht auch etwas erschlagen. Nichtsdestotrotz gab er mir ein gutes Feedback und im Prinzip grünes Licht für meine Vorschläge. Das war schon mal ein gutes Signal für mich.

Letzten Donnerstag nun also die zweite Präsentation, diesmal “offiziell” und durch meine Kollegen in grösserem Rahmen. Ich hatte vorher ein Sitzungszimmer reservieren können: wieder gelbe Wände, aber eine weisse Tafel, auf die ich gut projizieren konnte. Nun also der andere Stellvertretende Direktor, mit dem ich auch bisher mehr Kontakt hatte. Die Präsentation folgt in ihrem Aufbau einem Interteam-Modell, dem sogenannten “Capacity Development Model”. Die Frage steht im Zentrum, wie und wo ich als Fachperson am besten Nutzen bringen kann und untersucht vier Ebenen: die des Gesamtsystems (das wäre z.B. Lobbyarbeit bei einer kleinen NGO), die des direkten Netzwerks, die der Organisation selber und die des Individuums. Mein Fokus liegt klar auf der Organisation, wobei sich dann Massnahmen auch für Individuen ergeben werden (z.B. Trainings, workshops etc.)

Wiederum war das Echo sehr positiv, wieder wurde betont, dass da sehr viel Einblick und Verständnis geboten wird und dass diese Präsentation nun erst natürlich dem Direktor nach seiner Rückkehr und dann im Juni allen Mitgliedern des Management gezeigt werden soll. Das ist erfreulich. Für mich besonders wichtig war aber, Feedback zu meinen Vorschlägen der ‘Quick wins’, also der schnellen Massnahmen 2017, zu erhalten. Ich habe dort drei Bereiche im Auge, wo ich ansetzen möchte: Organisation (von Raum, Material und Menschen), Kommunikation (innerhalb der Organisation aber auch mit Externen) und Digitalisierung (einfachste Dinge wie elektronische Agenda, Standarddokumente, Kontaktdaten etc.).

Auch wenn die beiden Stv. Direktoren meinten, da habe ich ja wohl Tag und Nacht gearbeitet, um so eine Präsentation zustande zubringen war ich natürlich faktisch bereits vor einem Monat sozusagen fertig. Ich will mich hier nicht loben, solche Präsentationen gehörten über 20 Jahre zu meinem täglichen Handwerk. Es wurde mir also langweilig. Neben weiteren sporadischen Interviews fing ich an, insbesondere die Bürosituation der beiden Bereiche Finanzen und Personal zu analysieren. Diese stehen unter besonderem Druck, da ihnen von aussen langsame und fehlerhafte Prozesse nachgesagt werden, und hier möchte ich zu allererst ansetzen. Ich habe also Inventar erhoben, Zeitpläne erstellt, wie sie ausgemistet und das überfällige Archiv eingerichtet werden kann (unten einige Bilder der überfüllten Büros). Kernstück meiner Vorschläge ist aber eine gänzlich neue Sitzordnung, die nicht mehr die Funktion (Salärbuchhaltung versus Personaladministration), sondern den Bezirk in den Mittelpunkt stellt. Pro Bezirk gibt es nämlich je einen Buchhalter und einen Personalmitarbeiter. Beide müssen eng zusammenarbeiten, rennen heute also ständig von einem Büro ins andere. Künftig sollen sie sich gegenüber sitzen, so dass Lehrer oder andere Mitarbeiter der Direktion nur noch eine Anlaufstelle haben.

Diese Pläne konnte ich nach der positiven Reaktion des zweiten Stv. Direktors nun am Freitag Morgen ansatzweise den Leitern der beiden Abteilungen zeigen und siehe da: beide finden es eine sehr gute Idee! Ich werde weiter berichten.




14.5.17 14:41

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